문서 첫머리에 제목을 명확히 적습니다. 예: “월세 납부 독촉의 건” 또는 “임대차 계약해지 통지의 건”. 이어서 임대차 당사자, 목적물 주소, 계약기간, 보증금, 차임(월세)과 지급일을 적고, 미납 내역을 월/금액/계좌 기준으로 표기하세요. 관리비나 지연금 등 부수 항목이 있다면 합계와 근거를 함께 적습니다. 마지막으로 이행기한(예: 발송일로부터 7일)과 미이행 시 조치(계약해지·손해배상 청구 등)를 예고하고, 날짜와 서명 또는 날인으로 마무리합니다.

연체가 두 기 이상이면 계약해지 통지 근거가 될 수 있으므로, 해당 사실을 별도로 명시하는 것이 안전합니다. 입증자료(계약서 사본, 계좌거래내역)는 보관하고, 문서에는 핵심 사실만 간결히 담는 편이 좋습니다.

동일한 내용의 문서를 3부 준비합니다. 가까운 우체국에서 내용증명 접수 후 배달증명까지 함께 신청하면, 상대방에게 언제 도달했는지까지 증명할 수 있습니다. 방문이 어렵다면 인터넷우체국에서 전자 접수도 가능합니다. 수취인이 여러 명이면 그 수만큼 발송부를 늘립니다.

반송·부재 등 특이 상황이 발생해도 배달 여부와 사유가 남도록 절차를 선택하는 것이 분쟁 단계를 줄이는 데 유리합니다.